Leçon 4C de 23: Le formulaire de saisie de données

Maintenant que votre ensemble de données est reconnu par Excel comme base de données voici une des fonctionnalités auxquelles vous avez accès

Avant de vous présenter le formulaire, voici quelques astuces en matière de saisie de données dans une base de données Excel.

- Pour se déplacer vers la droite de cellule en cellule, on utilise la touche "Tabulation"
- Pour se déplacer vers la gauche de cellule en cellule, on utilise la touche "Majuscule/Tabulation"
- Si un utilisateur consacre beaucoup de temps à la saisie de donnée, on peut modifier la touche "Entrée" pour que le curseur se déplace vers la cellule de droite après une saisie. Allez au menu "Outils/Options/Modification" et modifiez le sens de déplacement.

NOTE IMPORTANTE: dans les versions antérieures d'Excel, le formulaire s'appelle GRILLE

Je reçois souvent des demandes d'utilisateurs qui veulent que je leur développe une interface de saisie de données pour leur base de données à l'aide de VBA (le langage de programmation d'Excel). Je leur dis alors que cette interface existe déjà dans Excel.

Le formulaire facilite la saisie et la consultation de données dans une base Excel. Vous pouvez ainsi vous servir de cette fonctionnalité pour une analyse plus détaillée des données. Sélectionnez une cellule dans la base de donnée et allez au menu "Données/Formulaire" ou "Données/Grille". Le formulaire suivant apparaît:

Le formulaire ci-dessus est une fenêtre sur une petite base de données de 3 enregistrements (lignes) et de 5 champs (colonnes). Dans les cellules titres de cette base de données, on retrouve les titres (Nom, Prénom, Adresse, Ville et Code). Dans les 5 boîtes de texte, on peut modifier les valeurs. La barre de déroulement permet de naviguer d'un enregistrement à l'autre. Deux boutons (Nouvelle, Supprimer) permettent d'ajouter ou de supprimer des enregistrements.

En cliquant sur le bouton "Critères", vous pouvez choisir une valeur dans un des champs et n'avoir accès qu'aux enregistrements pertinents. Saisissez un critère et cliquez sur "Grille". Consultez les enregistrements filtrés. Re-cliquez sur "Critères", supprimer les valeurs,  re-cliquez sur "Grille et vous avez accès à tous les enregistrements.

Très important : Le formulaire constitue le SEUL outil permettant de supprimer complètement des enregistrements d'une base de données sans détruire les formules qui y réfèrent. Sélectionnez un enregistrement dans la base de données en utilisant la barre de déroulement. Cliquez sur "Supprimer". L'enregistrement est supprimé et les formules qui réfèrent à la base de données restent intactes.