Leçon 4D de 23: La fonctionnalité "Sous-totaux"

Maintenant que votre ensemble de données est reconnu par Excel comme base de données voici une des fonctionnalités auxquelles vous avez accès

Lorsque Excel reconnaît votre base de données, vous pouvez générer en quelques clics des sous totaux en fonction d'un des champs de la base de données. IL FAUT D'ABORD TRIER (ordre alphabétique) LE CHAMP QUI SERA UTILISÉ. Ainsi, si vous avez une base de données à 4 champs (Nom, Ville, Quantités et Montants) et que vous voulez voir les sous totaux de montants par nom vous devez d'abord trier les données par nom. Ensuite, après avoir sélectionné une cellule quelconque dans la base de données, vous allez au menu et cliquez sur "Données/Sous-totaux". La fenêtre de dialogue suivante apparaît :

Vous choisissez d'abord le champ en fonction duquel les sous-totaux seront calculés (Nom). Deuxièmement, vous choisissez quel type de sous- totaux (Somme, Nombre, Moyenne ou autre). Finalement, vous choisissez le ou les champs qui doivent faire l'objet d'un calcul (ici, Quantités) et vous cliquez sur "OK". Notez que vous, pourriez dans la même opération, calculer des sous-totaux pour les quantités et les montants.

Après un certain temps (plus ou moins long en fonction du nombre d'enregistrements), les sous totaux et le grand total sont ajoutés à votre feuille et à la gauche de la feuille apparaît la fonctionnalité suivante:

Si vous cliquez sur le "1", vous voyez le grand total  seulement. Si vous cliquez sur le sur le "2", vous voyez le grand total et les sous totaux. Si vous cliquez sur le sur le "3" vous voyez alors l'ensemble des données et les totaux.

Pour copier/coller que les sous totaux sur une autre feuille, cliquez sur "2" dans la marge, sélectionnez toutes les cellules pertinentes (pas l'ensemble de la feuille), allez au menu "Édition/Atteindre/Cellules/Cellules visibles seulement", copiez, allez à l'autre feuille et collez.

Pour faire disparaître les sous totaux, retournez au menu "Données/Sous-totaux" et dans la fenêtre de dialogue choisissez "Supprimer tout".